Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Erksaar Oy:n henkilötietolain (1999/523) 10 ja 24 §:ien sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 18.3.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Erksaar Oy (Y-tunnus: 1066543-6)
Osoite: Latokarinkatu 3 B 10, 20200 Turku
Puhelinnumero: 020 836 0035
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tommi Koivunen
Sähköposti: tommi.koivunen@erksaar.fi
Puhelinnumero: 0400776854
3. Rekisterin nimi
”Erksaar Oy:n asiakasrekisteri”
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakkaalta saatu suostumus, joka on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Henkilötietojen käsittely voi myös perustua sopimukseen asiakassuhteessa.
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, yhteydenpitoon asiakkaisiin, asiakassuhteiden ylläpitoon, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja markkinointiin sekä asiakasviestintään.
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin yhteistyökumppaneiden kanssa palveluiden tuottamiseen sekä asiakassuhteen ylläpitoon. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus on yhdenmukainen Erksaar Oy:n käyttötarkoituksien kanssa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidystä seuraavia tietoja:
- henkilön nimi,
- syntymäaika,
- henkilöturvatunnus,
- kieli,
- yritys/organisaatio,
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite),
- www-sivustojen osoitteet,
- verkkoyhteyden IP-osoite,
- tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista,
- laskutustiedot,
- asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta
- asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esimerkiksi puhelut ja sähköpostit)
- muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Yllämainittuja tietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen olemassaolon ajan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Henkilötietoja voidaan kerätä tarvittaessa yhteiskumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaislähteiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan harkinnan tai asiakkaan suostumuksen perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi yhteistyökumppaneille. Rekisteröity voi kuitenkin kieltää tietojen luovuttamisen. Tietojen luovuttamisen tulee olla lähtökohtaisesti Erksaar Oy:n asiakasrekisterin käyttötarkoituksien mukaista.
Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Erksaar Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Ei sähköisesti ylläpidettäviä tietoja säilytetään tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy kielletty. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Pyynnöt tulee kohdistaa rekisteristä vastaavalle henkilölle.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalla henkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Henkilötietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä myöskään markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten ilman rekisteröidyn lupaa.